Organiser une manifestation
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Vous souhaitez organiser une manifestation prochainement, voici un récapitulatif sommaire des démarches à effectuer en amont.
Les démarches ci-dessous sont à effectuer pour chaque manifestation (même si elles ont été effectuées l’année passée).
ORGANISATION ADMINISTRATIVE
Lydie Albert ou Cendrine Le Douarin
urbanisme@ville-nueil-les-aubiers.fr
Deux mois minimum avant la manifestation
Le principe de l’organisation d’une manifestation consiste :
- Pour l’organisateur, à mettre en place un dispositif qui devra respecter la réglementation et assurer la sécurité du public présent ;
- Pour le maire, en sa qualité d’autorité de police, à autoriser ou non la tenue d’une manifestation sur le territoire de sa commune, et à prendre les mesures qui s’imposent afin d’assurer la sécurité du public présent.
Le guide des bonnes pratiques de sécurisation d’un évènement
Les démarches :
- Remplir la fiche de liaison et nous la faire parvenir avec une attestation de responsabilité civile.
- Si la manifestation se déroule sur le domaine public et que des mesures de sécurité sont nécessaires pour l’organisation de celle-ci :
- Remplir le dossier sécurité
- fournir un plan précis de l’implantation de votre manifestation avec les moyens de sécurité mis en place
- Au-dessus de 5000 personnes attendues, « le dossier sécurité grand rassemblement » doit être complété puis cosigné par le Maire et sera transmis à la sous-préfecture de Bressuire au moins 2 mois avant la date de l’évènement.
Les manifestations sportives
Attention, si il s’agit d’une manifestation sportive, la demande d’autorisation doit être déposée sur la plateforme du ministère des sports : https://www.manifestationsportive.fr/
Les débits de boissons temporaires
Toute vente d’alcool lors d’une manifestation est soumise à une demande d’autorisation.
Le nombre par année est limité.
Les autres demandes
Les spectacles pyrotechniques : un dossier de déclaration accompagné du cerfa et des pièces justificatives est à adresser à la mairie et en préfecture minimum 1 mois avant l’événement
Lâcher de ballons : les formulaires sont à nous transmettre un mois avant l’évènement.
L’arrêté préfectoral en date du 22 mai 2023 interdit les lâchers de lanternes sur tout le département des Deux-Sèvres.
Le Dispositif Prévisionnel de Sécurité
le DPS est là pour couvrir les risques à l’occasion de manifestations sportives, culturelles ou festives. Il est conseillé à partir de 200 personnes et obligatoire au-dessus de 1500 personnes attendues instantanément.
Une grille d’évaluation des risques est calculée en fonction du contexte, de l’environnement, du type d’événement et du public attendu. Cette grille déterminera la configuration du dispositif de secours à mettre en place. » lien vers grille évaluation des risques »
Si le DPS doit être mise en œuvre – ce qui sera le cas pour des rassemblements d’envergure ou présentant un risque particulier – le recours à une association de sécurité civile agréée est alors exigée et une convention doit être signée entre l’organisateur et celle-ci.
3 AASC compétentes à ce jour dans les Deux-Sèvres :
– l’association de protection civile 79 : infos@adpc79.com
– La délégation départementale de la Croix-Rouge : dd79@croix-rouge.fr
– L’union départementale des premiers secours : formation79@ps-premiers-secours.com
UTILISATION DE SALLES COMMUNALES
Bertille Thibaudeau
locations@ville-nueil-les-aubiers.fr
Au plus tôt
Consultation possible du planning en ligne sur le site de la mairie avec pré-réservation possible par mail (bien attendre la confirmation par mail)
Aucun report n’est fait par les services administratifs
Pour l’espace culturel Belle-Arrivée, anticiper les réservations en septembre pour l’année N+2
UTILISATION DU MATÉRIEL DES SERVICES TECHNIQUES
Bertille Thibaudeau
locations@ville-nueil-les-aubiers.fr
Deux mois minimum avant la manifestation
Demande de réservation de matériel à faire en fonction des besoins.
COMMUNICATION
Demande à faire trois mois avant la manifestation
Le règlement d’affichage a été revu en août 2023.
Les portes-affiches des entrées de villes sont désormais réservés à l’affichage municipal. Pour tout affichage associatif sur les portes-banderoles, une demande d’autorisation est obligatoire.
Si vous souhaitez que vos évènements apparaissent sur les supports de la ville (site Internet, Facebook, affichage, etc.), vous devez faire une demande d’autorisation.
